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优秀项目管理者的必修课程2(项目规划)-吴永达原创文章

发布时间:2009-07-24 14:07:09 阅读(3293) 评论(0) 分类:职场晋升

 

项目规划
    “没有做计划,就是在计划失败”。做计划就是找出实现项目目标的途径。从项目管理的角度,项目规划包括以下几个个步骤:
    定义范围
       范围就是做什么不做什么,在计划的开始,首先需要和干系人交流,确定项目的具体成果有哪些,以及项目的边界。然后,可以使用WBS(工作分解结构)来有效组织成果。WBS是个结构化的图表,特点是简单、直观,可以让干系人对项目成果、以及成果之间关系有清楚的认识,因此被广泛的用在项目范围确认、资源分配等活动中。WBS通常使用框图来表示,上面组成部分比较粗略、下面组成部分详细,最低层称为工作包。WBS里面的组成部分,多是名词,基本上都是成果。
通常我们可以通过两种分解方式来制订WBS:第一,按成果来划分;第二,对于时间较长的项目,很难对所有成果有清楚认识,可以首先按阶段划分,然后再对阶段的成果进行细分。
    制定WBS是个反复的过程,需要和干系人反复讨论。下面是我的晚餐项目的WBS(图表2)。上面粗略、下面详细,分解过程,基本遵循了项目的目标。最低层都是工作包,都是名词(炖排骨在这里是个菜名)。最初的WBS下面主食包括了米饭、馒头、油饼;由于面食做工复杂,考虑到时间限制不妥,假如外出采购需要花费额外的成本,因此被砍掉,最终确定的主食工作包为米饭。
定义活动
       通过WBS清楚了项目的范围和项目的具体成果,接下来,需要确定项目必要的活动。节省时间的最好方法是只做必要的事,什么叫必要的事?就是能够创造成果、对项目结果有影响的事情。很多人在日常工作中,习惯于行动,不习惯于思考事情的必要性,导致事倍功半。如何确定哪些活动是必要的。可以对WBS中的每个工作包进行分解,要思考为了得到这个工作包,需要做什么具体的活动。此刻,可以使用活动清单(见图表3)来组织活动。
    在晚餐项目中,我对要得到的米饭进行了深入思考,发现得到米饭需要淘米、下米、煮饭三个活动。在借助专家的协助,我对其他成果进行分析,列出了得到成果所需必要的活动,并对必要性进行了评估,是否必要就看是否能产生成果,而且成果要么是WBS低层的工作包,要么就是必要的过程性成果。为了节约纸张,我对活动进行了简化。具体活动内容在图表3
估算活动资源和历时
       首先需要估算资源,然后估算活动历时,因为某个活动历时会受到资源投入的影响,影响有两个:第一个,大多数活动,资源投入越多,活动历时越短;第二个,同样一个活动,不同资源来完成,时间可能也不同。
资源估算,最简单的方法,就是类比估算法,根据上次作某个活动需要使用哪些资源,分析这个活动的资源,这通常要求估算的人员是专家,有丰富的经验;活动历时估算除了使用类比估算法,还可以采用参数估算法,这适合依赖于投入资源数量的活动,比如需要消灭100个包子,一个人1分钟能吃1个,假如10个人需要多长时间?答案是10分钟。参数估算法不适合固定历时的活动,比如培训、会议,通常参加资源的增加,活动历时不会发生相应的变化。在完成估算工作后,通常把资源、时间信息写入活动清单(见图表5),大型项目需要建立单独的文档对每个活动进行描述。
    在晚餐项目中,我使用了专家判断,通过请教我爱人,估算了每个活动的资源和活动。实践中,专家判断也是常用的方法,假如项目经理本身有丰富经验,也可以直接估算每个活动的资源数量,最终累加每个活动的资源可以确定项目总体资源数量。历时我们采用分钟作为单位。
    确定活动逻辑顺序
       “物有本末,事有终始,知其先后,则近道矣”。在确定哪些是必要的活动之后,需要对活动之间的逻辑关系进行分析,来优化排序。确定排序的方法非常简单,就是对每个活动进行思考:在开始它之前需要完成哪些活动?在这个活动结束后需要开始哪些活动。之前的叫“前置活动”,之后的“后置活动”。活动之间的关系表达,最常用的是“完成-开始”。在分析完顺序之后,为了清楚地、直观的表达活动逻辑关系,可以绘制网络图(见图表4)。通过网络图,可以让员工更好的相互配合,减少管理者在协调方面花费的时间。当完成网络图之后,把活动的历时写进去,就可以找到最长的路径,这个路径就是关键路径。关键路径上的活动需要高度关注,因为关键活动的耽误,会导致项目进度出现问题。             
    图表4就是晚餐项目的网络图,可以看到关键路径为“洗排骨、炖排骨、装盘”,历时为121分钟,项目的要求是120分钟,超过1分钟,怎么办?需要作进度压缩。进度压缩的方法有四个:A赶工,增加资源投入;B快速跟进,把本来先后顺序的,调整为同时进行;C砍范围,例如在这个项目中,如果必须120分钟,就不装盘了,就锅啃;D技术改进,缩短历时。在此案例中综合考虑了上面四种,AB不可行,C不文雅,D没有找到方案,最终经过召开变更控制委员会(重大干系人组织)讨论决定,项目基准调整为在121分钟完成。
完成项目进度表
       网络图能表达逻辑关系,可活动历时体现的不够直观,为了让管理层直观、清楚地了解项目进展。可以使用甘特图来表达最终的进度表。甘特图(见图表5)通常左侧列出活动名称,右上方显示时间标尺,右方用横道表示每个活动的历时。
    在晚餐项目中,因为项目总体历时为2小时,所以时间标尺以10分钟为单位,在实践中可以根据项目历时进行调整,如果项目历时比较长,时间标尺可以按月、周、天来表示;也可以根据需求调整,如果给企业高层看,可以看按季度、月的;如果指导实施人员,可以按周、天、甚至小时都可以。
确定项目质量标准
       项目的质量包括三方面:第一,成果的质量,即项目产品需要达到的技术要求;第二个,过程的质量,即项目过程是否规范;第三个,原材料的质量,即项目中所使用设备、原材料的品质。
    在晚餐项目中,成果的质量就是饭菜是否可口;过程的质量就是项目中我炒菜、洗菜、切菜动作是否符合最佳实践;原材料的质量就是我洗的菜是否干净,切的菜是否大小均匀合适。通过和我爱人反复讨论,确定了如下质量标准:
    1)米饭外观要晶莹润泽,口感清香有嚼头
    2)炒菜色、香、味俱佳
    3)淘的米、洗的菜要干净
    4)切菜,黄瓜需要拍,大小要均匀;鱼香肉丝配料必须切得外观均匀,大小合适
    5)用过的设备(如菜刀、案板)必须洗刷干净,放回原位

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讲师简介

[讲师介绍]
中国实战派著名项目管理专家,美国项目管理协会(PMI)认证PMP,美国项目管理协会(PMI)会员,美国培训协会(AACTP)国际认证高级培训师,微软认证MCSE\MCDBA,信息产业部注册信息系统工程监理师。清华大学、北京大学、人民大学客座讲师,项目管理者联盟高级顾问,神州数码教育学院项目管理讲师,神州巨龙项目管理培训讲师,中国讲师经纪联盟认证讲师。 吴老师在生产一线从事项目管理实践近10年,亲自管理若干合同额在千万的项目。吴老师在PMP考前培训的辅导方面具有独到的方法,曾在北京、上海、长沙、成都、深圳、重庆等地成功主讲多期的PMP考前培训和考前模拟辅导,通过率达到90%以上,25人以下小班,通过率全部100/%。 主讲课程: 《PMP考前辅导》、《行业项目管理》(IT/软件开发、信息化、工程、制造等)、《项目管理实战演练》、《项目管理沙盘模拟》、《项目经理成长之道》、《项目沟通与团队建设》 任职经历: 联合国贸易网络北京中心 高级顾问;北京贸易效率协会 高级顾问;北京四高一化咨询有限公司 高级顾问、讲师;北京必宜华管理顾问有限公司 特聘高级讲师、顾问;北京飞创世纪数码科技有限公司历任软件程序员、系统架构师、软件项目经理、技术总监;北京朋佳科技咨询有限公司历任信息系统监理师、项目经理、项目管理咨询师; 技术背景: 6年微软 ASP/ASP.NET 环境、B/S架构应用开发项目管理经验;3年 J2EE 环境、B/S架构应用开发项目管理经验; 近期管理项目: 清华大学网站内容管理系统开发、实施 ,中国计算机租赁有限公司企业管理信息系统开发、实施 ,食品行业ERP系统研发、销售、通用企业信息化平台开发,通用电子商务网站平台开发,北京市卫生局社区卫生服务综合管理信息系统咨询、监理,北京市药监局网上审批系统咨询、监理,北京市东城区卫生系统信息化建设咨询、监理,澳利达(药业)集团企业信息化建设整体咨询,禾丰牧业股份有限公司网络建设及综合管理信息系统工程监理,北京市卫生局电子政务视频会议系统集成项目监理,北京市劳动教养局工作管理局信息化建设工程监理,北京市朝阳区卫生系统信息化建设(共3期)咨询、监理,北京市卫生局社区卫生服务信息化调研咨询,大唐环境工程公司企业信息化建设规划咨询,北京市西城区卫生系统信息化建设咨询,2008奥组委IT评估项目咨询 等。
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