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ISO9000认证前的准备工作简介

发布时间:2011-09-16 16:09:57 阅读(1658) 评论(0) 分类:质量管理

       ISO9000认证前的准备工作

1.式审核前,为什么要做准备工作?
(1)   保证按期进行审核;
(2)   使员工了解审核的方式和要求,能正确应对审核。
(3)   进一步改进工作,尽可能减少不合格;
(4)   组织力量,以便以最快的速度纠正审核中提出的不合格;
(5)   给审核组留下良好印象。
2、对审核前的准备工作如何开展?
(1)   全体员工清醒地、主动地、轻松自如地迎接审核。
(2)   从各个方面体现一种与ISO9000族国际标准精神一致的管理水平(包括后勤安排);
(3)   应努力体现一种真诚追求提高管理水平,不单纯为了取证的思想境界。
(4)   应使全体员工都注意体现谦虚认真的工作作风。
(5)   应坚决防止在审核中推卸责任,转移责任和不礼貌的行为;
(6)   使全体员工轻松自如进入审核,不要施加太大的压力。
3、对文件进和清理和准备的工作应如何进行?
(1)   收起全部作废、不使用或与质量体系无关的文件的记录。
(2)   使所有执行的文件和保存的记录达到应到的位置;
(3)   为审核组准备两套质量手册和程序文件;
(4)   各部门管理和使用的文件相对集中在各部门;
(5)   质量记录相对集中在责任管理部门或人员处;
(6)   进行中的记录按正常程序运作。
4、认证前应做哪些准备工作?
(1) 开展全员培训,全员培训的依据是:
     ①     质量方针;
     ②     质量手册;
     ③     程序文件;
     ④     相关作业文件等。
(2)   全员培训的要求
     ①     达到“做什么的会什么”的要求;
     ②     按照文件规定的内容进行培训;
     ③     讲实效,不走过场;
     ④     应进行必要的岗位考核。
(3)       全员培训的安排
     ①     以部门为主;
     ②     针对岗位进行;
     ③     可组织一些专项培训(如文件管理、统计技术等)
5、怎样才能确保执行体系文件,并保存好质量记录?
(1)  建立正确的文件意识
      ①     强调“说到的一定做到”的要求;
      ②     在全体员工中树立“文件”就是法规的意识;
      ③     在全体员工中建立文件可根据需要更改的意识;
(2)       注意发挥中层管理者的作用
      ①     中层管理者是组织“上轨”的关键;
      ②     只有中层管理者高度重视、熟悉文件才能保证实现本部门的“上轨”目标。
      ③     要防止对ISO9000工作机构的依赖思想,树立人人参与的观念。
6、如何进行自我检查?
(1)  部门/公司自查的目的;
       ①     进一步提高各部门/人员执行文件的自觉性和强化文件意识;
       ②     使各部门学会用自己的文件检查自己的动作方法;
       ③     通过各部门的自查促使有关人员进一步熟悉文件;
(2)  使内审员进一步熟悉文件并进行审核练习
       ①     培训过的内审员需要实践
       ②     内审员可通过审核熟悉文件并可发现文件系统的不足;
       ③     内审员可通过对自己质量体系的自查练习审核技巧,同时也可在顾问督导(内审)时比较,以发现自己的不足。
(3)  按照文件的要求进行自查
       ①     自查应严禁脱离文件的规定而用主观的评价方法去评价质量体系活动;
       ②     自查一定要严格按照文件的规定认真核查实际运作;
       ③     记录必须是完整和规范的,按要求收集、整理和保管。
(4)  各部门须先进行自查:
       ①     应要求各部门先进行自查;
       ②     各部门的自查必须覆盖该部门的全部活动;
       ③     各部门自查发现的问题应组织纠正(如属文件问题就报ISO9000工作机构和顾问决定是否修改文件。
(5)  内审组的全面自查
       ①     组成内审组
       ②     内审组对各部门各项活动进行检查;
       ③     检查的重点是文件的完善性、可操作性和文件执行的情况;
(6)  自查应该首先制定计划
       ①     明确规定各部门自查的时间安排和要求;
       ②     明确规定各部门自查的报告和纠正情况报告的时间及要求;
       ③     明确规定内审组进行全面自查的时间安排和要求;
       ④     明确规定全面自查后的整改要求。
(7)  对计划的实施进行监督
       ①     ISO9000工作机构对各部门的自查工作和效果进行监督检查;
       ②     管理者代表对全面自查的情况和效果进行监督检查;
       ③     需要时,管理者代表应向最高管理者报告,最高管理者视需要采取必要的措施。
(8)  自查应注意文件的可操作性
       ①   自查中如发现文件与实际运作不符的情况时,对是否属文件的问题应进行认真、慎重的分析。
       ②     自查中发现的文件问题,属手册和程序的问题,需修改时最好事先征求顾问的意见。
7、正式审核前应该做哪些准备工作?
(1)  审核前的准备的目的
       ①     保证按期进行审核;
       ②     使员工了解审核的方式和要求,能正确应对审核。
       ③     进一步改进工作,尽可能减少不合格;
       ④     组织力量,以便尽快,有效地纠正审核中提出的不合格;
       ⑤     给审核组留下良好印象。
(2)   审核前准备工作包括
       ①     后勤准备;
       ②     审核前培训;
       ③     文件、记录清理和准备;
       ④     组织准备;
       ⑤     环境及气氛准备。
(3)   后勤准备包括
      ①     审核组生活安排
      ②     接送、返程票安排;
      ③     住宿、工作餐安排;
      ④     交通安排;
      ⑤     其他安排;
(4)  审核组工作条件的准备
      ①     工作间(在单位内);
      ②     必要的指引性文件(如工厂或工作场所平面布置图、工艺流程简图、单位机构图及各机构主要管理者姓名、主要陪同人员名单、有关单位的其他介绍性资料等)“
      ③     必备的供审核用工作文件(质量手册、程序文件若干套在工作间,其他文件在各部门备查);
      ④     工作用文具(纸张、书写用笔、钉书机等)及饮品;
      ⑤     需要时可备工作服/防护服等。
(5) 审核方工作条件的准备
       ①     每晚加班工作间、交通、生活安排;
       ②     与各部门有关人员的通讯联络安排等;
8、审核前培训包括哪些内容?
(1) 岗位职责及熟悉文件和记录的培训
      ①     进一步熟悉本岗位职责;
      ②     进一步熟悉岗位工作所执行的文件和记录;
      ③     进一步熟悉质量方针等应知会基本知识;
(2)    审核的应对培训
      ①     了解质量体系审核及其运作方式;
      ②     了解审核应对注意的事项;
      ③     对审核组提出的不合格采取纠正措施的方法和要求。
9、文件记录如何进行整理?
(1) 文件清理
      ①     清理全部作废、不使用与质量体系无关的文件和记录;
      ②     将所有执行的有效文件和应保存的记录放到预定的位置;
(2)       文件准备
      ①     清理全部作废、不使用与质量体系无关的文件和记录;
      ②     将所有执行的有效文件和应保存的记录放到预定的位置;
(3)       文件准备
      ①     为审核组准备若干质量手册和程序文件;
      ②     各部门管理和使用的文件相对集中在各部门;
      ③     质量记录相对集中在责任管理部门或人员处;
      ④     进行中的记录按正常程序运作;
10、其他方面怎样进行组织准备?
(1) 确定陪同人员
      ①     单位高层陪同人员2-3名(至少有一名管理者代表或副总经理);
      ②     各部门陪同人员1-2名(至少有一名部门主管或其代表)。
(2) 回答问题的应对工作人员
      ①     单位的高层管理者;
      ②     管理者代表
      ③     推行工作机构的人员及陪同人员;
      ④     受审部门的管理者和主要工作人员;
(3) 组织全体人员迎接审核
      ①     保证单位高层管理者审核期间在岗位上(包括需要时晚上联络);
      ②     保证各部门管理者审核期间在工作岗位上(包括需要时晚上加班);
      ③     保证单位和各部门文件管理人员在工作岗位上(包括需要时晚上加班);
      ④     保证全体员工在工作岗位上。
(4)  环境准备
      ①     打扫卫生
      ②     清除无关杂物
      ③     所有物资放置在规定位置;
      ④     所有标识清楚准确。
(5)   气氛方面的准备包括
      ①     欢迎审核组条幅或标语;
      ②     动员全体员工进入受审核状态;
      ③     制造一种欢迎审核、欢迎提出不合格、快速有效纠正不合格的工作气氛和良好形象。
(6)       审核前准备的总要求
      ①     全体员工清醒地、主动地、自然地迎接审核。
      ②     从各个方面体现一种ISO9000族标准精神一致的管理水平(包括后勤安排)。
      ③     应努力体现真诚追求提高管理水平,不单纯为了取证的思想境界。
      ④     应使全体员工都注意体现谦虚认真的工作作风。
      ⑤     应坚决防止在审核中推卸责任、转移责任和不礼貌的行为。
      ⑥     使全体员工轻松自如进入审核,不要施加过大的压力或制造紧张气氛。
11、接受认证审核时,每一位员工必须要做到的是什么?
    (1)       知道应做什么事?
    (2)       知道如何做事;
    (3)       知道做事的依据;
    (4)       用记录证实所做的事;
12、接受审核应有的正常心态是什么?
    (1)       不怕出现不合格,发挥出最佳水平;
    (2)       尽可能减少不合格,以提高认证通过的可能性;
    (3)       尽快纠正不合格;
13、被审核方聆听时应注意哪些问题?
    (1)       认真听,听不懂必然会回答不准确;
    (2)       不懂就问,审核员会换一个角度询问;
    (3)       一定搞清楚所问的是什么问题。
14、接受审核时回答问题的基本原则是什么?
    (1)       依据文件回答问题;
    (2)       依据实际情况回答问题;
    (3)       紧紧围绕提问,不要扯得太远;
    (4)       语言简单明了;
    (5)       不要假设审核员不懂技术问题,审核员的视点是整个体系。
15、回答问题时有没有什么技巧?
    (1)       说自己的事,不说别人的事;
    (2)       只说该说的事;
    (3)       用证据说明问题;
    (4)       自信而又不失谦虚;
    (5)       多解释,不争论;
    (6)       有误解时把解释权给更明白的人,最好是直接相关的上级。
16、回答问题时应避免出现哪些现象?
    (1)       不懂装懂;
    (2)       说别人的事;
    (3)       所说的不符合事实;
    (4)       对其他部门或人员进行诋毁;
    (5)       争论不休;
    (6)       不礼貌,可能人导致不好的结果;
17、在审核进行过程中如何采取纠正行动?
    (1)       力争在审核组离开前纠正不合格;
    (2)       当天提出,尽可能当天纠正;
    (3)       自己提方案,自己纠正;
    (4)       经审核员确认可以接受;
18、在审核前对最高领导有什么要求?
    (1)       了解质量方针的内涵;
    (2)       了解质量目标及其实施方法和实施情况;
    (3)       了解本组织各部门的职责和重要的接口方式;
    (4)       了解本组织质量体系的基本情况;
    (5)       了解本组织的质量工作状况。
19、在审核前对管理者代表有什么要求?
   (1)       熟悉质量体系文件的细节和本组织的质量体系;
   (2)       了解相关的其他文件(如技术文件)
   (3)       熟悉质量方针、质量目标及部门的工作职责;
   (4)       熟悉内部质量审核和管理评审的情况;
   (5)       熟悉本组织的质量工作情况。
20、在审核前对各部门领导有什么要求?
   (1)       了解质量方针、质量目标;
   (2)       熟悉本部门的质量职责和相关的质量文件;
   (3)       熟悉本部门与相关部门的工作接口;
   (4)       熟悉对下属的工作要求;
   (5)       熟悉本部门的质量工作情况;
21、在审核前对文件管理人员有什么要求?
   (1)       熟悉所管理的文件的范围;
   (2)       熟悉文件管理程序
   (3)       熟悉文件修改情况;
   (4)       熟悉文件的归档;
   (5)       随时拿出所需的文件。
22、在审核前对重要岗位/关键工序的工作人员有什么要求?
   (1)       熟悉岗位职责;
   (2)       熟悉依据的规范、程序等;
   (3)       熟悉使用的工具、设备等;
   (4)       熟悉使用的统计方法;
   (5)       经过培训,持证上岗。
23、审核前对一般工作人员的最基本要求?
   (1)       熟悉本岗位职责;
   (2)       熟悉从事工作所依据的文件;
   (3)       熟悉工作中需作的质量记录;
   (4)       熟悉工作接口;
   (5)       熟悉本组织的质量方针及和自己工作的关系;
   (6)       熟悉本组织的质量组织(质量责任人、管理者代表等);
   (7)       熟悉实施ISO9000族国际标准的目的及所实施的标准的基本知识。
24、在审核进行时的陪同人员应具备哪些条件?
   (1)       熟悉陪同区域的工作和文件;
   (2)       态度友善、不卑不亢、反应灵活;
   (3)       认真记录审核情况;
   (4)       及时向领导传递准确的审核信息。
25、正式审核时审核员经常询问哪类问题?
   (1)       你是做什么工作的?
   (2)       你是如何进行工作的?
   (3)       有无记录证明你已正确地进行了工作?
   (4)       你为什么要这么做?
   (5)       你平时填写的表格能不能看一看?
26、回答审核员时的基本点是什么?
    (1)       以本公司制定的质量体系文件为基础。
    (2)       以质量记录为依据;
    (3)       以实际情况为证明;
27、每一位员工回答问题时的心态应该是什么?
    (1)       自信,相信所做的绝大部分是正确的;
    (2)       谦虚,承认个别情形会存在某些问题;
    (3)       不推卸责任。
28、正式审核到来之前,怎样做一下突击改善?
    (1)       对现场进行卫生整顿等清理工作;
    (2)       保证现场使用的文件为有效版本;
    (3)       每个部门进行自查自改;
    (4)       每位员工对照文件,熟悉工作职责;
    (5)       给每位员工适当减压,使员工有轻松的心情迎接审核,才能发挥出最佳水平。

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[讲师介绍]
拥有20年企业实践经验、国家注册的管理顾问师、资深现场管理专家;澳门国际公开大学 MBA学位,拥有国有企业、日资企业生产现场管理工作﹑培训及顾问经验﹐对中、日资企业现场管理模式有着独到的见地,以及对中小民营企业管理及企业生命周期的特征和应对有系统的认知。曾添老师历经企业生产技术、品质管理、制造管理、生产计划实际工作的磨练,对企业管理的部门运作及整体协作运营颇有心得,熟悉企业体系的建立和有效执行。 擅长课程: 《高效生产管理体系》、《杰出班组长培训》、《优秀中层管理干部实务》、《现场管理实务》﹑《现场管理技术》、《5S管理》﹑《精益生産》﹑《目标管理》﹑《时间管理》﹑《有效会议管理》﹑《标准工时设定与运用》﹑《现场改善》﹑《现场品质管理》﹑《有效沟通》等适合于生产现场各级管理人员的培训课程。
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