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办公室7s管理制度

发布时间:2015-04-02 15:56:53 阅读(805) 评论(0) 分类:精益生产

办公室7s管理制度


一、7S定义

7S是整理、整顿、清扫、清洁、素养、节约、安全的简称。

1、整理:彻底将要与不要的东西区分清楚,并将不要的东西加以处理,它是改善工作现场的第一步。

2、整顿:把现场需要的人和事物,加以定量、定位,简言之,整顿就是人和物放置方法的标准化。整顿的关键是要做定位、定品、定量。

3、清扫:彻底将自己工作环境四周打扫干净,办公设备异常时马上维修,使之恢复正常。

4、清洁:指对整理、整顿、清扫之后的工作成果要认真巩固、维护,使现场保持完善和最佳状态。清洁是前三项活动的坚持和深入。

5、素养:努力提高人员的素养,养成严格遵守规章制度的习惯和作风,培养主动积极的精神。素养是7S活动的核心,没有人员素质的提高,各项活动就不能开展,就是开展了也坚持不了。

6、节约:对时间、能源等方面合理利用,以发挥他们的最大效能,从而创造一个高效率,物尽其用的工作场所。

7、安全:安全办公。

二、管理的具体要求

1、地面(违反一处扣1分)

1)干净、清爽,无水渍、污渍、灰尘、垃圾等。

2、天花板、墙壁、玻璃窗(违反一处扣1分)

1)无丝网灰尘,不乱张贴东西,不乱挂毛巾,如有破损需及时修复;

3、通道(违反一处扣1分)

1)应畅通,工作区内东西不超出通道;周转箱等不占用通道。

4、办公设备(违反一处扣1分)

1)依指定区域摆放整齐;

2)设备的责任人(操作人员)经常清洁维护,保证机器设备无灰尘、脏污、油漏、锈蚀等现象;

5、节约能源(违反一处扣1分)

1)节约用电,下班后做到人走灯关,不允许有浪费现象。

6、办公桌、工作台、工作椅(违反一处扣1分)

1)台面干净整洁,不乱贴胶纸、返工纸等,不用刀具刻划;

2)台面台下东西及资料等放置整齐;

3)工作台、工作椅应摆放整齐,离位时应及时将工作椅放于工作台下以腾出空间。

7、安全用电(违反一处扣1分)

1)公司严禁烟火,办公区域禁止吸烟;(另罚款50元/次)

2)电源电线不乱拉,机动设备的电线不能拉太长,不能散乱在地面上,设备用完后电线要及时收回,老化、破损的电线、电器元件应及时更换;设备使用完后及时关闭电源,防止耗电、意外;

8、卫生间(违反一处扣1分)

1)方便后要冲洗,不可乱丢纸屑杂物,保持地面清爽;

2)保证通风状况良好,空气中无异味。

9、文件、资料、报表(违反一处扣1分)

1)定期整理,过期或失效的应交给指定单位处理;

2)在用的应当分门别类保存,标识清楚,保证需要时可尽快取出;

3)使用的文件,不起皱起角,不脏污,用毕整齐地存放在文件柜中。

10、人员(违反一处扣1分)

1)工作时不嬉闹、喧哗、聊天、串岗;

2)工作认真负责、态度严谨,工作精力集中、精神抖擞;

3)讲究环境卫生,做到上班前检查,上班保持,下班整洁,不乱扔杂物,随时随地保持干净整洁。

11、素养(违反一处扣1分)

1)仪容仪表:穿着整齐规范,着装整洁不破损,上班时间佩戴工作证。(另罚款10元/次)

2)文明礼貌:员工应谈吐文明,礼貌,不口吐脏言,相互尊重谦让,团结互助,和睦相处。

3)时间观念:有较强的时间观念,上班或开会不迟到早退,上级交待的任务在规定的时间内能及早完成。

1)日常抽查:检查小组任何成员按“三”的要求随机抽查,提出罚款或口头整改。

2)定期检查:组长或副组长(组长不在公司时)组织两人以上检查小组每周对“三”的要求进行至少一次全面检查,提出罚款或得出办公区域得分。

3)每月对各责任区域的7S检查结果进行一次汇总评比,平均得分在90分以上且排名第一的奖励200元,责任区域主管奖励100元(不重复奖励)。


办公室7S管理


办公室的空间布局、通风、采光、人流线路、色调布局等等,对工作人员的精神状态及工作效率的影响都很大,所以如何巧妙布置办公室,应该是办公室7s管理的前提。办公室布置都因其使用人员的岗位职责、工作性质、使用要求等不同而应该有所区别。职校校园办公室一般有这样几种岗位类型:领导办公室、行政科室办公室、专业教师办公室等。要打造一个舒适、温馨、适应的办公室就必须要意识到如下几个方面:

一、学校办公室的种类及布置

㈠校领导办公室的布置

处于学校决策层的校长、书记及各副校长等主要领导,由于他们的工作对学校的生存发展有着重大作用,能否有一个良好的日常办公环境,对决策效果、管理水平都有很大影响;此外,他们的办公室环境在保守学校机密、传播学校形象等方面也有一些特殊的需要。因此,这类人员的办公室布置有如下特点:

⑴相对宽敞。除了使用面积较大之外,一般还是要使用比较矮的办公室家具设计,且家具不要太多,书柜、沙发、办公桌必须的,而且也要尽可能买好一点的,但不是越大气越好。

⑵相对独立。一般是一人一间办公室,这样就可以创造一个安静、少受打扰的环境。

⑶方便工作。接待室、会议室、办公室等安排在靠近决策人员办公室的位置。

⑷高雅舒适。可是适当的摆放盆景,墙上也可以适当挂自己喜欢的笔墨字画,办公桌上摆放必须用品,如笔筒、电话、台历、电脑等等。

㈡各职能科室办公室的布置

各行政科室办公室是根据各自的职能作用不同划分的,在设计办公室的时候,就要根据自己职能部门的特点来选择所需的用品及悬挂的装饰用品。他们和学校各个部门的联系比较紧密,所以这类办公室的布置有如下特点:

⑴位置比较明显。不管是外来人员还是内部同事找寻都比较方便。他们与校内和校外的联系都比较紧密。

⑵装饰物有科室特色。如招生科,要体现温馨、舒适的特点,给人一种家的感觉,让初次来的学生和家长不觉得紧张和陌生。

㈢专业科办公室的布置

专业教师办公室是老师办公和课余休息的场所,同时也是老师和学生及家长沟通和交流的场所,就不仅要满足老师的需要,也要能迎合学生和家长的需要,这类办公室的布置有如下特点:

⑴位置靠近学生。学生对老师本来就有一种畏惧感,如果办公室离学生的学习地点远的话,就更不利于学生主动去找老师沟通和交流,不利于老师去发现问题和解决问题。

⑵体现专业文化氛围和专业特色。每个专业都有专业的特点,让学生一走进办公室,就能深深感受到专业气息。如幼师科可以挑选学生比较优秀的手工作品,美术作品,唱歌跳舞的照片,在适当的地方展现出来;计算机科也可以把学生设计的作品及学生参加比赛获奖的照片张贴出来,还可以把学生特别优秀的作业展示出来。把每个专业科室的科训帖出来,既可以提醒老师,也可以提醒每一个进来的学生。如计算机科的“技能点亮生活,网络沟通心灵”,艺术科的“用术点亮生命,情感温暖人心”等等。

⑶多而不杂。专业科室是人来人往最多的地方,在布置办公室的时候要尽量多留可以使用的空间,尽量少让杂七杂八的东西摆在显眼的地方。最好是要把办公的地方和沟通交流的地方区分开来,以免影响其他老师的工作情绪和工作效率。

二、学校办公室的设计一定要有前瞻性

学校教育正在走向现代化,所以办公室的网络系统要完好。规划通讯、电脑、电源及开关、插座时要注意整体性和实用性。

三、提倡环保型设计

减少成本,减少对环境的破坏。多利用可以重复利用的材料。


第二节校园办公室7S管理的内容


一、目的

实行办公室7s管理是理顺工作现场秩序和提高工作效率的重要管理手段,能有效地加速办公室工作环境和工作状况的调整及改良,给老师营造一个整洁、舒适的工作环境,使团队形象提升到一个新层次,可以极大地提高全体老师的士气。

二、范围

适用于学校全体老师。

三、成立办公室7S管理推行组织

领导办公室统一管理办公楼办公室7S的推动工作,成立由各部门负责人组成的办公室7S管理小组,该小组有权对各部门7S开展情况进行指导、监督、检查。各部门领导应负责组织各自部门人员参加的7S管理活动,做好本部门的7S管理工作。

四、划分责任区

办公室个人责任区是指个人的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及个人办公室的地面、墙面、天花板、窗台以及相关办公设备和设施。每个人均有责任做好个人责任区的7S工作。每个办公室都有规定的负责区域

五、有效推行办公室管理的方法

1、黄牌作战:目的是改善,方法是:贴黄牌,整改合格后,由推行部门揭掉。要点:对事不对人,执行时要像魔鬼一样,对做得不好的及时贴上黄牌。

2、摄影对比:是对现场情况整改前后的对照。目的是促进改进。

3、推出典型:对做得好的办公室作为典型推出来。

4、安排规范化:责任人和执行人的安排都要规范化,便于明确责任,形成长效机制。

5、地物明朗化:每个办公室所负责的区域,每个办公室的公共财产都有明确的数据。

六、办公室7S管理的内容及要求

(一)、整理内容及要求

内容:对办公室物品进行分类处理,区分为必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和贵重物品等。

要求:

1、每月对自己负责的文件(包括电子文档)进行整理,将确定无效的文件全部销毁,无用的电子文档全部删除。将自己整理好的科室资料统一打包,定期发给科室资料管理员,进行统一的归纳整理。

2、妥善保管各科室的机密文件,不得随意丢、放,重要电子文件要加设密码保护,防止丢失和泄露。

3、各部门管辖的物品、设备等要保持整洁、干净、摆放整齐、规范,并每半年进行一次盘点,该保存的做好分类保存,该报废的报相关部门进行报废处理。

4、物品分类:

(1)设备:电脑、打印机、文具、书籍等。

(2)空间:柜架、桌椅等。

(3)物品:个人用品、装饰品。

七、整顿内容及要求

内容:对非必要物品果断丢弃,对必要物品要妥善保存,使办公现场秩序昂然、井井有条;并能经常保持良好状态。这样才能做到想要什么,即刻便能拿到,有效地消除寻找物品的时间浪费和手忙脚乱现象。

1、普通办公桌

(1)除公司购置的文件架(外侧)、电话机(中间)、键盘(内侧角)、水杯、绿色盆栽(靠文件架)、鼠标除外无其他物品;人离开半小时以上应将桌面收拾成规定状态。

(2)抽屉:办公物品的常用品:笔、钉书机、涂改液、便签本、计算器等集中放置右侧第一层抽屉内;书本类可以放置右侧第二层抽屉内;个人的参考资料、文件卷宗、空白稿纸、各种表格等物品,可以放置第三层抽屉内;左侧有序的放置文件资料。

(3)VPS电源放在主机上靠桌内侧;有主机台的可放置台内。

2、座椅:靠背座椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正,离开半小时以上,凳子应放在桌子下面。

3、饮水机:饮水机门用完后保持关闭,保证饮水充足,正常使用,一次性纸杯摆放整齐放置规定位置。

4、电脑线、网线、电话线等各类电线应有序的固定放置。

5、桌下不得堆积杂物。

6、报刊:阅完后必须放于报架上,不得随意乱丢乱放,阅读必须严格按照报刊的阅读流程执行。

7、储藏间:内部干净整齐、无杂物,各类材料有序摆放。

八、清扫内容及要求

内容:对各自岗位周围、办公设施定期进行彻底清扫、清洗,保持无垃圾、无脏污

要求:

各办公室负责自己的区域

1、个人区域:桌面干净、整洁、桌面下无垃圾、无杂物,并每天进行清扫。

2、办公设备:主机、电脑显示屏、电话机应保证清洁无尘土、无污渍。

3、文件资料归档

九、清洁的主要内容及要求

内容:维护清扫后的整洁状态

要求:

1、彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。

2、有文件、档案、办公用品的管理制度。

3、将各项工作责任到人。

4、将各项要求传达到人。

十、素养内容及要求

(一)素养内容:将上述四项内容切实执行、持之以恒,从而养成习惯

(二)要求:

1、钻研本职业务,努力学习,向优秀的老师多请教。

2、用普通话说话,语言文明,对家长和来客热情。

3、服从管理,团结协作,关爱他人。

4、对学生多采取积极引导,帮他们克服自身的缺点。

5、熟悉7s管理,积极参与7s管理。

6、通过集中讨论等手段,提高全体老师的主人翁精神,养成良好的习惯,并遵守规则。提高参与者的素养,是7S管理的核心。

十一、安全内容及要求

(一)安全的内容:上述一切活动,始终贯彻一个宗旨:安全第一。

(二)要求:

1、贯彻“安全第一、预防为主”的方针,在工作中,必须确保人身、设备设施的安全。

2、系统地建立防污、防火、防水、防盗、防损等保护措施。

3、对危险品应有明显的标识。

4、各安全出口的前面不能有物品堆积。

5、灭火器应在指定位置放置及处于可使用状态。

6、消火栓的前面或下面不能有物品放置。

7、经常检查电源、线路、开关、插座有否异常现象出现。

十二、加强学校办公室文化建设

为了营造良好的教师办公环境,推进我校教师办公室文化建设,丰富办公室文化内涵,现对各办公室的布置要求如下:1、摆放有序:保持办公室整洁,物品摆放有序,墙面张贴整齐,无乱贴乱挂。

2、可利用室内墙壁、办公桌面等空间开展艺术布置。给老师一个温馨、舒适、幽雅、干净、文明的办公场所。


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中国精益化生产管理的引领者 中国精益生产协会理事 清华大学EMBA客座教授 国际职业训练协会-授权认证教练 前言讲座-特聘专家
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